Registration Protocol Study Tour Singapore & Malaysia 2015

This registration protocol concerns the study trip to Singapore & Malaysia over the period from August 17, 2015 until September 7, 2015* and is organized by the Stichting Activiteiten Simon Stevin, hereinafter referred to as SASS; and W.S.V. Simon Stevin, hereinafter referred to as the study association.

*Changes in the itinerary reserved

I. Registration period

Registration at the Simonkamer (Gemini Noord 1.61) of the study association can take place from February 25, 2015 up until 12.00 o’clock March 6, 2015.

II. Data for registration

Registration for the study tour can only take place at the Simonkamer by filling in the following data on the iPad:

  1. Name in Passport or ID Card
  2. Date of birth
  3. Nationality
  4. Gender
  5. Identification number
  6. Phone number
  7. Email-address
  8. Current amount of ECTS education and/or master track (specialization)
  9. Indicate “Participation in previous study tour”, if applicable
  10. Indicate “Board or committee”, if applicable
  11. Agree with the terms described in this registration protocol.

III. Number of participants

The maximum number of participants for this trip is set to 20 people excluding 8 members of the study tour and 2 academic staff (in total 30 people). In case of more than 20 entries for participants, there will be a draw of lots according to article VI.

IV. Participants contribution

To participate in the study tour a participation fee of 1450 (fourteen hundred and fifty) euros has to be paid. This includes 250 (two hundred and fifty) euros unforeseen costs. The unforeseen costs will be fully refunded after the tour on the condition that no unforeseen  cost have been made. Else the refunded amount will be deducted from the participants. The participants pay the participation fee in three terms. The payment is divided as follows: 450 (four hundred and fifty) euros before 20 March 2015, 500 (five hundred) euros before 30 May 2015 and 500 (five hundred) euros before 30 July 2015. The participant will abide these payment dates or else the participant’s registration will be nullified. If the participant wishes to withdraw after the final results of drawing lots, then the participants entry fee will be refunded minus the costs made up to that moment.

The payment schedule is as follows:

Upon enrollment € 0, -
Term 1: Before 20 March 2015 € 450 (cumulative € 450,-)
Term 2: Before 30 May 2015 € 500 (cumulative € 950,-)
Term 3: Before 30 July 2015 € 500 (cumulative € 1450,-)


V. Requirements participants

  1. The participant has to be enrolled as a student at the Eindhoven University of Technology and has to be member of W.S.V. Simon Stevin at the time of registration and during the study tour to Singapore & Malaysia.
  2. The participant needs to have obtained at least one hundred thirty (130) European study credits (ECTS) at the Eindhoven University of Technology at the moment of enrollment. Participants who follow the shortened program in Mechanical Engineering need not to comply.
  3. The students are obliged to partake in the pre-activities held by the study tour committee . Failing to partake in these events results in a nullification of the registration of the participant. If the participant cannot take part in these activities, he or she must discuss this with the committee well in advance.

VI. Drawing of lots

When registration period has closed and the maximum number of participants is exceeded, a drawing of lots will take place according to the following rules:

  1. The study tour committee of the SASS and scientific personnel are exempt from ballot and may join the study tour without exceptions.
  2. Persons who have signed up and do not meet the requirements listed in V. are excluded from the draw of lots.

If there are still too many candidate participants:

  1. People who never have participated in a study tour organized by the SASS have precedence.

If there are still too many candidate participants:

  1. People who have more than 140 ECTS during registration have precedence.

In case there are still too many candidate participants:

  1. By drawing of lots, the participants will be determined. At this draw of lots, people that are active or have been on a board or a committee of the study association get one extra lottery. Former board members of the SASS are entitled to double the number of lots.
  2. Everyone who registered will be notified by an email to at what time and where the draw of lots takes place and what the rules of the draw of lots are.
  3. Everyone who enrolled is entitled to be present during the draw of lots. During the draw of lots at least one person of the board of the study association, a person of the board of the SASS, a person of the study tour committee of the SASS and an employee of the Faculty of Mechanical Engineering has to be present, who will draw the lots.
  4. The results of the draw of lots will be shown for at least two weeks on the website of the study tour committee (www.studytour2015.nl) and the study association (www.simonstevin.tue.nl. The results of the draw of lots are final.

VII. Health insurance, vaccinations and diseases

The participant is obliged to travel with health insurance. He or she bears responsibility to get the required health insurances and the study tour committee will not cover for these expenses. The committee is not liable for any health related issues during the study tour. The participant bears responsibility to get the required and/or recommended vaccinations. The study tour committee will provide a list with required/recommended vaccinations on their website.
If the participant did not get the required vaccinations before departure of the study tour itself, the participant will be excluded from participation.

The costs of these vaccinations are to be paid by the participant. The study tour committee is in no way responsible for any diseases/allergic reactions due to vaccination.

VIII. Allergies

The participant will bear responsibility for his or her food allergies. The committee bears the participant’s allergy in mind and will inform the ho(s)tels and restaurants. The committee cannot guarantee the food requirements made by the participant with food allergy.

IX. Travel agreement

In case that the participant does not have a Dutch nationality, he or she needs to take care of his or her own visa to Singapore & Malaysia in advance. Being unable to comply means the registration will be nullified. The study tour committee will not cover the expenses made for the visa application whatsoever. Each participant has to complete the registration by signing a contract with the study tour committee of the SASS. This agreement may not be contrary to the rules in the Civil Code as listed under travel agreements.

Participants with the Dutch nationality do not need to arrange a visa before departure to either Singapore or Malaysia . They can acquire their visa at arrival in Singapore and Malaysia. However the participant needs to have a passport valid for at least 6 months after departure from the countries Singapore and Malaysia.


Inschrijfprotocol Studiereis Singapore & Malaysia 2015

Dit inschrijfprotocol heeft betrekking op de studiereis naar Singapore & Maleisië, die zal plaatsvinden gedurende de periode van 17 augustus 2015 tot en met 7 september 2015*. De reis wordt georganiseerd door de Stichting Activiteiten Simon Stevin, hierna te noemen SASS en W.S.V. Simon Stevin, hierna te noemen de vereniging.

*Wijzigingen in het reisschema voorbehouden

I. Inschrijfperiode

De inschrijving via de Simonkamer (Gemini Noord 1.61) van de vereniging zal geschieden van 25 februari 2015 tot en met 6 maart 2015 12:00 uur.

II. Gegevens voor inschrijving

Inschrijving voor de studiereis kan alleen plaats vinden door op de iPad bij de Simonkamer onder activiteit ‘Study tour 2015’ de volgende gegevens in te voeren:

  1. Naam volgens Paspoort of ID-kaart
  2. Geboortedatum
  3. Nationaliteit
  4. Geslacht
  5. Identiteitsnummer
  6. Telefoonnummer
  7. Emailadres
  8. Het huidig aantal behaalde ECTS en evt. Mastertrack (Afstudeerrichting)
  9. Aangeven: “Deelname aan eerdere studiereis”, indien van toepassing
  10. Aangeven: “Bestuur of commissies”, indien van toepassing
  11. Akkoord gaan met de voorwaarden beschreven in dit inschrijfprotocol

III. Aantal deelnemers

Het maximum aantal deelnemers voor deze reis is gesteld op 20 personen exclusief 8 commissieleden van de studiereis en 2 wetenschappelijk personen. Mochten er meer dan 20 inschrijvingen van deelnemers zijn dan zal er geloot worden volgens artikel VI.

IV. Deelnemersbijdrage

Voor deelname aan de studiereis geldt een deelnemersbijdrage van 1450 (viertienhonderdvijftig) euro’s. Dit is inclusief 250 (tweehonderdvijftig) euro’s onvoorziene kosten. De onvoorziene kosten worden volledig teruggestort aan de deelnemers, mits geen onvoorziene kosten zijn gemaakt. Wanneer het onvoorziene bedrag gedeeltelijk benut wordt, zal het resterende bedrag teruggestort worden. De deelnemers betalen de deelnemersbijdrage in termijnen. Deze termijnen zijn als volgt verspreid: 450 (vierhonderdvijftig) euro voor 20 maart 2015, 500 (vijfhonderd) euro voor 30 mei 2015 en 500 (vijfhonderd) euro voor 30 juli 2015. Indien de deelnemer zich niet aan de betalingstermijnen houdt, wordt de registratie van de desbetreffende deelnemer ingetrokken. Bij het terugtrekken na de definitieve uitslag van de loting wordt het betreffende deelnemersgeld teruggestort minus de tot op dat moment gemaakte kosten.

Het betalingsschema is als volgt:

Bij inschrijving € 0,-
Termijn 1:  Voor 20 maart 2015 € 450 (cumulatief € 450,-)
Termijn 2:  Voor  30 mei 2015 € 500 (cumulatief € 950,-)
Termijn 3:  Voor  30 juli 2015 € 500 (cumulatief € 1450,-)


V. Eisen deelnemers

    1. De deelnemer dient op het moment van inschrijving en gedurende de studiereis te zijn ingeschreven als student aan de Technische Universiteit Eindhoven en lid te zijn van W.S.V. Simon Stevin.
    2. De deelnemer dient bij inschrijving tenminste 130 (honderddertig) studiepunten (ECTS) te hebben behaald aan de Technische Universiteit Eindhoven. Deelnemers die een verkorte opleiding aan de faculteit Werktuigbouwkunde volgen hoeven hier niet aan te voldoen.
    3. De studenten zijn verplicht deel te nemen aan het voortraject georganiseerd door de studiereiscommissie. Indien de deelnemer niet participeert aan deze voortrajecten wordt de inschrijving van de betreffende deelnemer ingetrokken. Tenzij de deelnemer ruim van tevoren een geldige reden vermeldt aan de commissie.

VI. Loting

Wanneer inschrijving heeft plaats gevonden en het maximum aantal deelnemers overschreden is, zal er loting plaats vinden volgens de volgende regels:

  1. De studiereiscommissie van de SASS en het wetenschappelijk personeel zijn gevrijwaard van loting en kunnen zonder enige bedinging mee.
  2. Personen die zich hebben ingeschreven en niet voldoen aan de eisen vermeld onder V. worden uitgesloten van loting.

Indien hierna nog te veel kandidaat deelnemers over zijn:

  1. Voorrang hebben personen die nog nooit hebben deelgenomen aan een door de SASS georganiseerde studiereis.

Indien hierna nog te veel kandidaat deelnemers over zijn:

  1. Voorrang hebben personen die meer dan 140 ECTS hebben op het moment van inschrijving.

Indien hierna nog teveel kandidaat deelnemers over zijn:

  1. Door middel van loting zullen de deelnemers bepaald worden. Bij deze loting hebben personen die actief zijn of zijn geweest in een bestuur of een commissie van de vereniging recht op één extra lootje en oud SASS-bestuursleden hebben recht op verdubbeling van het aantal lootjes.
  2. Iedereen die zich heeft ingeschreven krijgt via een email te horen waar, en hoe laat de loting plaats vindt en wat de regels van de loting zijn.
  3. Iedereen die zich heeft ingeschreven heeft het recht om aanwezig te zijn tijdens de loting. Bij de loting zijn tenminste aanwezig een persoon van het bestuur van de vereniging, een persoon van het bestuur van de SASS, een persoon van de studiereiscommissie van de SASS en een medewerker van de faculteit Werktuigbouwkunde die de loting zal voltrekken.
  4. De uitslag van de loting zal tenminste twee weken op de site van de studiereiscommissie (www.studytour2015.nl) en de studievereniging (www.simonstevin.tue.nl) staan. De uitslag van de loting is definitief.

VII. Zorgverzekering, vaccinaties en ziektes

De deelnemer is verplicht een zorgverzekering te hebben gedurende reis. Hij of zij is verantwoordelijk om eventueel een zorgverzekering af te sluiten en de studiereiscommissie zal de bijbehorende kosten niet dekken. De studiereiscommissie is geenszins aansprakelijk voor gezondheid gerelateerde omstandigheden gedurende studiereis. De deelnemer draagt zelf verantwoordelijkheid voor de aanbevolen dan wel verplichte vaccinaties. De studiereiscommissie zal een lijst van aanbevolen/verplichtte vaccinaties op de website van de studiereis zetten.
Wanneer de deelnemer de verplichte vaccinaties niet heeft gehad voor aanvang van de reis kan deze niet deelnemen aan de reis.

De kosten die zijn verbonden aan de vaccinaties zijn voor eigen rekening van de deelnemer.

De studiereiscommissie is geenszins aansprakelijk voor ziekteverschijnselen/allergische reacties ten gevolgen van de vaccinaties.

VIII. Allergieën

Deelnemers die een (voedsel-)allergie hebben zijn hiervoor zelf verantwoordelijk. De commissie probeert er rekening mee houden in die zin dat het altijd doorgegeven zal worden aan ho(s)tels en restaurants. De commissie kan echter niet garanderen dat er voldaan wordt aan de gestelde eisen van de deelnemer met betrekking tot allergieën.

IX. Reisovereenkomst

Indien de deelnemer geen Nederlandse nationaliteit heeft, dan moet hij of zij zelf het visum regelen naar Singapore en Maleisië. De studiereiscommissie zal deze bedragen niet vergoeden. Iedere deelnemer dient om de inschrijving te voltooien een reisovereenkomst te ondertekenen met de studiereiscommissie van de SASS. Deze overeenkomst mag niet in strijd zijn met de geldende regels die in het Burgerlijk Wetboek staan vermeld onder reisovereenkomsten.

Deelnemers met de Nederlandse nationaliteit hoeven geen visum aan te vragen voor Singapore. Voor Maleisië kunnen zij een visum aanvragen bij aankomst in het land. Wel dient het paspoort van de betreffende deelnemer ten minste 6 maanden geldig te zijn na vertrek uit de landen Singapore en Maleisië.